İşveren her çalışan için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. Ne İş Kanunu’nda, ne de bir başka kanunda çalışanların özlük dosyasında hangi belgelerin bulunması gerektiği madde madde sayılmamıştır. Ancak çalışanın özlük dosyasında en azından aşağıdaki belgelerin bulunması faydalı olacaktır. Buna göre işçi özlük dosyasında bulunmasında fayda bulunan belgeler;

– İş başvuru formu örneği,

– İş teklifi belgesi örneği,

– İş sözleşmesi örneği,

– Görev tanımları,

– Nüfus cüzdanı örneği ve vesikalık fotoğraf,

– Deneme süresi değerlendirme formu,

– İhtarname, uyarı, tutanak ve diğer belgeler,

– Varsa Disiplin Kurulu kararları,

– Nüfus Müdürlüğü’nden alınacak ikametgâh ilmühaberi,

– Adli sicil kaydı,

– Diploma sureti,

– varsa denkleştirme talep yazıları,

– İSG eğitim ve görevlendirme Belgeleri,

– Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

– Sağlık raporları,

– Kişisel Verileri Koruma Kanunu’na göre varsa/alınacak muvafakatname

– Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesi ve araç kullanım taahhütnamesi,
belgelerinin bulunması faydalı olacaktır.